Elektronické podpisy

Elektronické podpisy jsou již několik let standardem pro podepisování dokumentů digitální formou – tedy bez nutnosti tištění dokumentů. Zjednodušují nám tak práci s dokumenty a zbavují nás potřeby archivace fyzických dokumentů (papírů). Ne každý typ elektronického podpisu se ale dá použít v každé situaci, neboť pro ně platí různá pravidla podle úrovně ověřitelnosti. Elektronický podpis v každém případě slouží k tomu, aby nebylo možné po podepsání obsah dokumentu dále měnit nebo upravovat, a to platí v principu pro všechny typy elektronických podpisů.

Typy podpisů

Kvalifikovaný podpis

Jedná se o nejvýše postavený typ elektronického podpisu. Na celém území EU je považovaný za ekvivalent vlastnoručního podpisu a můžeme jej používat pro komunikaci se státní správou. Kvalifikovanost je určena tím, že podepsání dokumentu vyžaduje kvalifikovaný prostředek – fyzické zařízení (USB klíč, čipovou kartu či počítač), které bylo předem ověřeno včetně identity vlastníka podpisu. Kvalifikovaný podpis vydávají tzv. certifikační autority – v ČR najdeme tři: I.CA, Česká pošta a EIdentity a aplikace typu Adobe Acrobat umí původ a pravost podpisu ověřit na základě umístění certifikačních autorit v seznamech ověřených vydavatelů.

POZOR: elektronický podpis není uznávaný jako „úředně ověřený podpis“, je ale možné jeho platnost na úroveň ověřeného „navýšit“. Pro uznání kvalifikovaného podpisu jako úředně ověřeného je nutné do Portálu občana nahrát kvalifikovaný certifikát do profilu. Certifikát je potřeba z kvalifikovaného prostředku exportovat do předepsaného formátu a poté nahrát do portálu. Jedná se o technicky náročnější postup, takže pokud si nevíte rady, obraťte se na pracovníka IT oddělení Ústředí Pionýra – poradí vám :).

Po umístění certifikátu do Portálu občana je možné podepisovat dokumenty kvalifikovaným podpisem a považovat je za úředně ověřené, podepsat se tím tedy dá např. volba statutárního orgánu.

Zaručený podpis

Níže postavený typ podpisu, který nemusí být vydávaný certifikační autoritou. Takový podpis si může v podstatě vytvořit každý, ponese jen základní informace o podepisovateli (např. jen jméno a příjmení). Tento podpis nelze používat pro komunikaci se státní správou, ale zpravidla se využívá jako interní podpis ve firmách a organizacích. Jeho reálný původ a pravost nelze nijak ověřit, ale v principu si jej můžeme představit jako naprosto běžný ruční podpis na papíře – tam také nelze ověřit reálnou pravost a původ (kromě složitých procesů písmoznalců 🙂).

BankID Sign

Novinkou ve světě elektronických podpisů pro koncové uživatele je služba BankID Sign, vydávaná společností BankID, která poskytuje systém pro ověřování osob na internetu pomocí jejich banky. Systém ověřování je u nás známý pod pojmem “bankovní identita”, kterou má dnes každý občan, který má vedený bankovní účet v ČR.
Právě díky systému ověřování přes banku nabízí BankID možnost zdarma podepisovat dokumenty. Stačí k tomu mít právě bankovní identitu a připojení k internetu (z počítače i mobilu).
Je nicméně důležité podotknout, že elektronický podpis poskytovaný BankID Sign je z výše uvedených dvou typů ten zaručený, tedy neslouží ke komunikaci se státní správou. Lze jej ale použít například pro podepsání vyúčtování dotace, neboť Pionýr nevyžaduje nutně kvalifikovaný podpis.

Mám bankovní identitu?

Velmi pravděpodobně ano. Pokud vlastníš chytrý telefon a přistupuješ do banky pomocí mobilní aplikace, zcela jistě můžeš využívat bankovní identitu. Ne každá banka ji ale poskytuje automaticky, je dobré si tedy u své banky aspoň telefonicky ověřit, zda bankovní identitu máš zřízenou. Je možné, že bude banka jednorázově požadovat návštěvu pobočky, aby dokončila potřebná ověření.

Jak podepíšu dokument pomocí BankID?

Službu najdeš na webové stránce https://podepis.bankid.cz/. Ta tě postupně provede celým procesem, který trvá průměrně dvě asi dvě minuty.

1. Nahraješ dokument ve formátu PDF.
2. Odsouhlasíš podmínky užití aplikace.
3. Vybereš místo v dokumentu, kam se má podpis umístit.
4. Klikneš na Pokračovat a vybereš svou banku.
5. Odsouhlasíš podepsání a provedeš ověření bankovní identitou.
6. Vyčkáš na vygenerování podepsaného dokumentu a stáhneš si jej.

Omezení BankID

Dokument, který je zamčený pro úpravy (zpravidla dokument již opatřený jiným podpisem), nelze podepsat přes BankID (ani jiné služby). Takové dokumenty bývají zamčené schválně, ale může se stát, že autor dokumentu prostě udělal chybu a uzamčení provedl omylem.

Protože se jedná o zaručený elektronický podpis, nelze přímo ověřit jeho platnost (narozdíl od kvalifikovaného podpisu). Lze však ověřit, že podpis byl proveden pomocí bankovní identity a tedy že zdrojem podpisu je ověřená instituce.

BankID nelze použít pro podepisování dokumentů, jejichž hodnota plnění převyšuje dva miliony Kč s DPH (2.000.000).

A v neposlední řadě opáčko – podpis BankID nelze používat pro komunikaci se státní správou, k tomu slouží kvalifikovaný podpis a datová schránka.

Přijímá Pionýr BankID podpis navzdory omezením?

Ano, Pionýr pro vnitřní účely přijímá zaručený podpis BankID. Takto podepsaný dokument totiž nese ještě jednu stěžejní informaci – je k němu připojeno kvalifikované elektronické razítko společnosti Bankovní identita, a.s., což dokazuje, že zaručený podpis je potvrzený institucí, která je obecně uznávána jako kvalifikovaný poskytovatel identity. Díky tomu dokážeme říct, že neověřitelný zaručený podpis Franty Vopičky ještě doověřila bankovní identita a tím pádem je podpis v rámci možností platný.

Na co použijeme BankID podpis?

Nejčastěji se bude jednat o podepisování vyúčtování dotací, které jinak ještě spousta statutárů podepisuje na papíře a následně skenuje. Stejně tak je samozřejmě možné nadále používat kvalifikované elektronické podpisy, kterým také značná část statutárů disponuje. Šťastnou zprávou je, že pokud má statutár svůj kvalifikovaný elektronický podpis a používá ho jen na vnitrospolkové dokumenty, nemusí si příště již kvalifikovaný podpis prodlužovat a utrácet za něj další prostředky.

(Tip: PDF formulářů vyúčtování dotací není třeba podepisovat na každé straně, elektronický podpis se vždy vztahuje na celý dokument a tím pádem na všechny strany dokumentu).

Závěr

Bankovní identita nám ke všemu, co poskytuje, otevřela způsob pohodlného elektronického podepisování zdarma, minimálně pro vnitřní účely v Pionýru, takže pokud si platíte jen kvůli tomu kvalifikovaný podpis, už teď nemusíte. Identita neslouží jen pro podepisování dokumentů, díky ní se můžete online přihlašovat do všech webových portálů státní správy včetně datových schránek a dalších. Výhodou je tedy, že není potřeba mít desítky hesel, stačí se ověřit bankovní identitou. Zkrátka to za tu jednu návštěvu pobočky banky stojí – minimalizace tisku a povalujících se papírů je vždy žádoucí 🙂.